Retos
La compañía disponía de varias herramientas software para la gestión diaria la facturación, los clientes, las ventas, etc. El problema residía en el hecho de que no contaban con un sistema específicamente diseñado para la administración de fincas y propiedades en venta/alquiler. Debido a ello, parte importante de la gestión debía realizarse de manera manual o bien empleando hojas Excel o soportes similares. Esta falta de automatización de los procesos generaba problemas importantes en el desempeño de la empresa, como por ejemplo:
Descenso importante de la productividad y efectividad de los agentes de venta.
Dilatación de los tiempos de recogida y procesamiento de la información.
Falta de centralización de los datos para consultas.
Lentitud en la generación de informes y estadísticas (ventas, clientes, prospectos, etc.).
Pérdida de oportunidades de negocio al no disponer de una información accesible y confiable.
Etc.
Solución
La compañía estimó necesaria la creación de un software personalizado para la administración de las propiedades. En un principio, el alcance del proyecto se restringiría solamente a este ámbito y a todos los procedimientos que involucra. Posteriormente, y una vez probado el éxito y la utilidad del software una vez puesto en producción, el cliente solicitó la ampliación de la funcionalidad del sistema, añadiendo un nuevo módulo para la gestión de clientes. Actualmente, el sistema se divide en 2 módulos completamente integrados, como son el módulo de propiedades, y el módulo de clientes.
En el módulo de propiedades se realiza toda la gestión relativa a las fincas en venta o alquiler. Se procesa el ingreso de datos e imágenes de las fincas, los datos de los agentes de venta, los propietarios, las empresas desarrolladoras de los proyectos, etc.
En el módulo de clientes se administra toda la información relacionada con clientes de la compañía, pero también la de posibles prospectos que buscan propiedades a la venta o en alquiler.
El sistema, además, permite generar reportes personalizados que ayudan a los colaboradores de la compañía a la toma de decisiones. También cuenta con un módulo de configuración para la gestión de usuarios, roles, permisos de acceso, alertas y notificaciones, entre otras funcionalidades.
Beneficios
Aumento de la productividad de los agentes de venta.
Reducción de los tiempos de recogida y procesamiento de la información.
Centralización de los datos para consultas.
Generación de informes y estadísticas (ventas, clientes, prospectos, etc.) de manera fácil y rápida.
Base de datos fiable para la consulta de propiedades, clientes, prospectos, oportunidades de negocio, etc.
