Retos
La empresa contaba actualmente con varios programas distintos con los que llevar la gestión y control del inventario, la facturación y la contabilidad. Debido a que cada proceso se realizaba con un software distinto, y que por tanto no existían integración de los mismos, repercutía en varios problemas que era necesario solucionar:
Falta de uniformidad de los datos y la información recogida y procesada por los diversos sistemas.
Falta de comunicación entre los diversos programas.
Problemas con la exactitud e integridad de datos. El inventario sufría un descuadre continuo, el balance y cuentas de los clientes debía extraerse de varios informes diferentes para consolidarlos, etc.
Duplicidad de trabajo al tener que migrar o introducir la misma información en varios programas.
Falta de personalización de los datos necesarios o los procesos ejecutados por la empresa al tratarse de programas cerrados que no permiten la adecuación a las necesidades del cliente.
Etc.
Solución
Para solventar todos los problemas de una sola vez, se tomó la determinación de crear desde cero un software a la medida. Un programa capaz de centralizar todas las funcionalidades ejecutadas en distintas aplicaciones, adaptado a los procesos y procedimientos internos de la empresa, y que recogiera toda la información tal y como el cliente la necesita.El software cuenta con varias secciones que permiten a la empresa la administración del inventario, las compras, las ventas, la gestión de obras y la contabilidad. Todo adecuado a los requerimientos internos empleados por la compañía en su operativa diaria.
Los procesos de compra, venta, gestión de inventario y contabilidad son procesos bastante estandarizados, con lo que no necesitan de una adaptación muy compleja o costosa. Simplemente, se añaden campos nuevos de información o se eliminan aquellos que no se usan. También se diseñan las pantallas y el flujo de procesos para mimetizar las operaciones diarias. Sin embargo, el módulo de gestión de obras, ofrece unas funcionalidades muy completas y específicas para la generación, manejo y almacenamiento de documentación técnica, empleada en un sector tan especializado como es el de la instalación de gas.
Beneficios
Centralización y uniformidad de la información.
Optimización de procesos y mejora de la eficacia.
Aumento de la productividad.
Mayor control sobre el inventario, la facturación, la contabilidad, etc.
Reducción de costes y rentabilización de la inversión en un período relativamente corto.
